Gerade in der Arbeitswelt wächst der Druck und Zeit ist ein kostbares Gut, dass man sich einteilen muss. Wer Zeit verliert, verliert auch Umsatz. Jedem Menschen stehen 24 Stunden am Tag zur Verfügung, die man, sofern man sie richtig und effizient nutzt, auch ohne Stress und Druck genießen kann. Zeitmanagement ist hier das Zauberwort.
Zeitplanung bringt Struktur und Zeit
Zeitplanung ist das A und O, um den ständigen Termindruck standzuhalten. Zunächst sollte am Morgen festgehalten werden, welche Aufgaben am heutigen Tag anfallen, dabei ordnet man die noch zu erledigenden Arbeiten mit höchster Priorität ganz nach oben. Die Liste sollte gut sichtbar hängen, damit man sich nicht davor drücken kann, die Zeitplanung doch nicht einzuhalten. Wenn eine Aufgabe erledigt ist, sollte sie abgehackt werden, das motiviert.
Tipps zur Aufgabenbewältigung
Es ist schon einmal ein guter Anfang sich vorzunehmen, die Liste zur Zeitplanung einzuhalten. Doch im Alltag kommt es immer wieder zu Störungen, die bei der Erledigung der Aufgaben unbedingt vermieden werden. Sonst gerät die Zeitplanung ins Wanken. Wenn beispielsweise ein Bericht zu schreiben ist, sollte genau eine Uhrzeit festgelegt werden, in dem dieser fertig zustellen ist.
Am Anfang kann ein Wecker eine nützliche Hilfe sein. Mit der Routine schafft man dann auch genau in diesem Zeitraum den Bericht zu schreiben. Denn wenn man sich einen Anfang gesetzt hat, sollte man sich auch ein Ende setzen.
Auch ein wichtiger Aspekt beim Zeitmanagement ist es mal Nein zu sagen. Denn nicht alles kann einer alleine bewältigen. Das führt schlussendlich zur Überforderung und die eigenen Ziele können so nicht erreicht werden und das wiederum führt zu Demotivierung.
Etwas was ebenso viel Zeit kostet ist das Hin und Her laufen. Am besten ist es, sich nicht nur den Kaffee zu holen, sondern gleichzeitig auch noch auf den Weg zur Büroküche den Kopierer zu nutzen. Denn ein Weg spart Zeit. Dabei sollte die Aufgabe aber schon erledigt sein, da das Reinkommen in die Arbeit wieder mehr Energie kostet.
Pausen gehören auch zum Zeitmanagement
Stress kann in manchen Situationen sehr hilfreich sein. Denn viele Menschen kommen erst dann richtig in Hochform. Doch zu viel ist nicht gesund. Wird der Stress zu einem Dauerzustand sind Müdigkeit, Erschöpfung und Burn Out die Folge.
Schon kurze Pausen von fünf bis zehn Minuten können helfen neue Energie zu bekommen. Das Telefon einfach umleiten, das Mail Programm ausschalten und tief Luft nehmen, das fördert das Wohlbefinden und motiviert zum weiterarbeiten, auch wenn es noch viel anliegt.
Die verschiedenen Methoden des Zeitmanagement
Es gibt einige Methoden auf dem Markt, die beim Zeitmanagement effektiv sind. Darunter die Eisenhower Methode, die vom US- Präsidenten Dwight Eisenhower entwickelt wurde. Er unterschied die wichtigen von den unwichtigen Aufgaben. Er Erledigte zuerst die mit Prioritäten und dann die etwas banaleren Arbeiten.
Auch die Gettings Things Methode des Management Berater David Allen verfolgt ähnliche Ziele. Jedoch sollten nach seiner Methodik auch die kleineren Dinge die im Alltag anfallen, aufgeschrieben werden, denn auch diese kosten Zeit.
Für Welches Zeitmanagement sich auch entscheidet, es mindert den Alltagsdruck und schafft Zeit für sich und seine Ziele.
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Schlagworte: zeitmanagement
Also der Tip, da Kaffeholen mit Kopieren zu verbinden ist eigentlich schon sehr fraglich. Das betrifft nicht mehr Zeitmanagement sondern Effizienzoptimierung und wenn man jede Sekunde optimal ausnützen will wird man wahrscheinlich eher zur stressgeplagten Maschine die irgendwann zusammenklappt.
Ich glaueb dass für ein gutes Zaitmanagement eher wichtig ist mal klarzustellen welche Aufgaben prinzioielle erledigt werden müssen und dann festgestellt wird wo man volle Konzentration – also Ruhe und ungestörtes Arbeiten braucht, uns was eben auch im normalen Arbeitsalltag mit den stattfindenden Ablenkungen machbar ist. Und dann muss man versuchen eben die konzentrationsintensiven Arbeiten wirklich in Zeitfenster zu legen wo die Ablenkung möglichst minimiert ist.
Und was wahrscheinlich am wichtigsten ist. Immer großzügig planen und genug unverplante Zait freilassen. Was “eigentlich” in einer Stunde zu erledigen ist, kann bei Problemen und Ablenkungen schnell mal 2 Stunden dauern – wer da eben freie Zeit von vornherein einplant wird dann nicht so schnell ins straucheln kommen.
Bernd(Quote)
da kann ich bernd nur rechtgeben. Trotzdem ein hochqualitativer Artikel !
Andreas(Quote)
Das sind gute Anregungen! Trotzdem betreffen Sie eher die Ebene der Symptome. Genau so spannend sind auch die Ursachen und die tieferen Fragen wie: Wie kann ich meine Energie während des Tages hochhalten (Energiemanagement)? Wie kann ich mein Potential wirklich abrufen? Was tue ich hier eigentlich? Was will ich erreichen?
Die eigentliche Effizienzsteigerung kommt dann danach sozusagen als Zückerchen.
Ivan Blatter(Quote)
Sehr spannend hier das Thema Energiemanagement in das Thema Zeitmanagement einzubringen.
Ich denke auch, dass ein hohes Energielevel sehr viel entscheidender für einen erfolgreichen und produktiven Tag ist, als ein bis ins letzte Detail geplantes Zeitmanagement.
Dabei ist mir, an mir selbst und bei anderen, eine sehr zentrale Sache aufgefallen.
So wie ich meinen Arbeitstag starte, so wird in den meisten fällen mein ganzen Tag.
Wenn ich mich gleich am morgen frage “Was ist meine Kernaufgabe?” und mich direkt an das aktive Beantworten (durch Handeln) der Frage mache. Dann passiert genau das, weshalb ich meinen Beruf ausübe.
Gefährlich ist es in meinen Augen, wenn ich mich zuerst um E-Mails, Social-Media-Nachrichten und andere “Verzettel-Sachen” kümmere.
Dann entsteht nichts Relevantes. Nichts, das Wirkung entfalten kann und mich auf ein Produktives Energielevel befördert und dort hält.
Was sind Eure Tricks im Energiemanagement?
Grüße!
Init Solutions(Quote)